Pertemuan Virtual | Pixabay
29 Nov 2020, 05:37 WIB

Hidupkan Setiap Pertemuan Virtual

Menggelar kegiatan secara virtual, juga memerlukan persiapan dan konsep yang matang. 

Selama pandemi, pertemuan virtual telah menjadi denyut utama berbagai kegiatan masyarakat. Lewat konektivitas internet, anak-anak belajar, rekan kerja berkoordinasi tentang pekerjaan, dan berbagai keputusan bisnis ditentukan.

Namun, sejak pandemi bergulir lebih kurang tujuh bulan lalu, berbagai pertemuan virtual mulai kerap terasa membosankan. Belum lagi, terkadang ada rasa canggung ketika mengikuti kegiatan-kegiatan tersebut tanpa bertatap muka langsung.

Managing Director Marygops 360 Vivien mengungkapkan ada perbedaan event organizer di acara fisik dengan event organizer pertemuan virtual (virtual meeting) atau pun webinar. Pertama partisipasi peserta.

Di event luring, pastinya event organizer bisa bertemu dan berinteraksi langsung secara fisik dengan peserta. Sehingga apapun yang sudah dikonsepkan, disiapkan dengan matang, kemudian dijalankan. 

Terkait

Termasuk juga, bagaimana peserta berpartisipasi dalam acara tersebut. “Sementara kalau di virtual event sekarang ini, partisipasinya tidak bisa terlihat langsung dan hanya melalui kolom chat dan apakah konsep event kita bisa diterima atau tidak dari audience tidak bisa terlihat secara langsung,” ujar Vivien.

Kedua, jumlah peserta. Di virtual event, Vivien mengatakan, jumlah peserta bisa tidak terbatas. Berbeda dengan kegiatan luring  yang harus memperhitungkan kapasitas tempat acara, konsumsi yang disiapkan dan sebagainya.

Vivien menjelaskan, event organizer saat ini harus memikirkan alur acara, di mana konsentrasi peserta bisa terpecah, acara harus mengalir dengan sederhana atau simpel, padat, dan mampu terus menarik minat peserta sebelum membuat acara virtual meeting atau webinar.

“Selain itu kita juga harus memanjakan mata audience yang hanya bisa menyaksikan event kita ini di layar laptop, handphone atau TV. Konsep kreatifnya harus menarik, tidak membosankan dan ada element of surprise-nya,” katanya.

Vivien pun membagikan tips-tips bagaimana membuat virtual meeting atau webinar menjadi lebih interaktif. Yakni, menjadikannya seperti TV show, kreativitas virtual visual harus sangat menarik dan bisa terus memikat mata peserta.

Selanjutnya, topik yang disampaikan juga harus sesuai dengan apa yang dibutuhkan peserta. Kemudian, materi yang disampaikan harus jelas, padat dan bisa dipahami dengan baik. 

Kemudian perlu ada magnet atau gimmick yang menjadi penarik target peserta untuk bergabung di acara virtual. Misalnya, hadiah yang menarik, narasumber yang kredibel, menggunakan selebritas baik sebagai host, penghibur atau entertainer

Konsep yang Kuat

photo
Berkegiatan dengan memanfaatkan teknologi - (Pixabay)

Sama seperti kegiatan yang dilakukan secara fisik, menggelar pertemuan secara virtual memerlukan persiapan dan konsep yang matang. dirasakan oleh Andy Molinsky. Dilansir dari Harvard Business Review, Selasa (29/9), ia merupakan Professor of Organizational Behavior and International Management di Brandeis University, sekaligus penulis dari Global Dexterity and Reach.

Karena  pandemi Covid-19 ini,  Molinsky harus mengajar dan melakukan presentasi secara daring, termasuk juga menyelenggarakan berbagai kelas daring. Sebenarnya, ia juga telah melakukan banyak pengajaran dan fasilitasi daring bahkan sebelum ini.

Ia pernah berpartisipasi dalam pertemuan kelompok dan memberikan pelatihan daring pada orang-orang di seluruh dunia melalui komputer atau tablet mereka. 

Dari pengalaman tersebut, Molinsky belajar sesuatu tentang pengajaran dan fasilitasi daring. “Konsep pertemuan virtual benar-benar konsep yang sama sekali berbeda. Bukan sekadar pertemuan tatap muka atau kelas di layar,” ujarnya menjelaskan.

Bangun Kedekatan Personal

Meskipun pertemuan virtual dilakukan untuk tujuan yang sama seperti pertemuan langsung, seseorang tetap memerlukan alat yang berbeda untuk mencapai tujuan. Professor of Organizational Behavior and International Management di Brandeis University, Andy Molinsky pun membagikan beberapa saran untuk memahami perbedaan antara pertemuan secara daring maupun luring. 

Pertama, bangun kedekatan personal. Konsep pertemuan vvirtual bisa terasa sangat impersonal karena adanya jarak fisik dan psikologis. Sehingga orang harus kreatif dalam menyiasatinya. 

Sebagai permulaan, Molinsky lebih suka datang ke pertemuan daring lebih awal, sehingga ia dapat menyapa orang-orang saat mereka muncul di layar dan terlibat dalam obrolan ringan sebelum pertemuan utama.

Ia juga mendorong orang-orang untuk mengaktifkan fungsi video mereka jika memungkinkan, untuk meningkatkan hubungan pribadi. “Karena beberapa orang memerlukan waktu persiapan untuk merasa nyaman dan rapi dalam video, saya biasanya memberitahu mereka sebelumnya jika menggunakan video lebih disukai,” Molinsky menjelaskan. 

Menurutnya, ia juga kerap membayangkan reaksi orang-orang yang berinteraksi dengannya, terutama jika memberikan presentasi pada kelompok besar. Sebab, ia belum tentu melihat reaksi ini seperti saat presentasi langsung.

Misalnya, saat melihat kamera di bagian atas layar, Molinsky mengingatkan untuk selalu menunjukkan senyuman hangat dan menarik. Jangan lupa juga untuk sesekali menyisipkan tawa, serta menyampaikan nada ramah dan menarik. “Hal ini perlu untuk menciptakan atmosfer hangat dari apa yang sudah diciptakan,” ujarnya.

Biasanya, Molinsky juga mencoba menggunakan nama orang ketika merujuk pada para pesertanya, termasuk ketika mengundang mereka untuk hadir, serta berpartisipasi. Dengan fungsi obrolan yang menunjukkan siapa mengatakan apa di samping gambar video dengan nama orang, langkah ini akan suasana yang dipersonalisasi terasa lebih mudah.

Tingkatkan Partisipasi

Salah satu kendala yang kerap dihadapi dalam menggelar pertemuan virtual adalah oang dapat menurunkan tingkat partisipasinya tanpa terlalu kentara. Penulis Global Dexterity and Reach, Andy Molinsky menjelaskan, ketika kita melakukan pertemuan virtual ada baiknya kita sampaikan kehangatan dan kehadiran di pertemuan virtual. 

Biasanya ketika melihat layar, seseorang akan melakukannya secara pasif. Misalnya, dengan duduk di sofa untuk mendengarkan webinar atau video panduan. 

Ada beberapa hal kecil yang bisa dilakukan untuk menciptakan kehangatan secara virtual. Sebagai permulaan, buat “kontak mata” dengan peserta dengan melihat langsung ke kamera sesering mungkin.

Hal ini mungkin sulit untuk dilakukan, terutama jika gambar peserta jauh dari tempat kamera di komputer. “Saya sering secara manual memindahkan gambar itu sedekat mungkin ke kamera, jadi saya secara bersamaan melakukan kontak mata dan melihat tanggapan mereka,” ujar Molinsky.

Seseorang juga bisa mencoba memastikan gambar dan sudut kamera berada pada posisi nyaman bagi orang lain untuk melihat wajah mereka. Sama seperti konsep acara luring, lingkungan daring juga memiliki aturan dan norma budaya yang berbeda. 

Misalnya, pertemuan dengan kolaborator dalam proyek konsultasi tidak mungkin memiliki pengaturan yang sama dengan dengan audien perusahaan atau presentasi pendidikan. 

Dalam konsep acara virtual yang formal, Molinsky mungkin akan mulai dengan cerita pribadi, pertanyaan polling atau meminta orang untuk menulis dari mana mereka. Semuanya untuk menciptakan suasana pribadi yang lebih sejalan dengan konsep petemuan yang diusung. 

Jangan lupa pula untuk membiasakan menerima umpan balik yang tertunda. Menyajikan secara virtual, berarti belajar menjadi nyaman dengan cara menerima feedback yang berbeda.

 
Konsep pertemuan virtual, bukan sekadar pertemuan tatap muka atau kelas di layar.
 
Andy Molinsky, Professor of Organizational Behavior and International Management di Brandeis University.
 
 

 


,
×